Penggunaan Fungsi Statiska pada Excel

1.       Penggunaan Fungsi

Fungsi adalah rumus-rumus yang telah didefinisikan oleh Microsoft Excel. Tujuannya, untuk mencari nilai tertentu dari suatu data yang disebut dengan argumen-argumen. Fungsi dapat digunakan untuk perhitungan kompleks atau perhitungan sederhana.

Seperti halnya formula sederhana, penggunaan fungsi harus diawali dengan tanda (=). Struktur pengetikan fungsi terdiri dari tanda (=), nama fungsi, tanda kurung buka, argumen dari fungsi yang di pisahkan dengan tanda koma yang diakhiri tanda kurung tutup,

Dalam penggunaannya, sebuah fungsi dapat melakukan operasi dengan penggabungan rumus maupun fungsi lain.

Fungsi-fungsi yang ada dalam Microsoft Excel terdiri dari beberapa kelompok.

A.      Fungsi Statiska

Excel sebagai aplikasi pengolah angka mempunyai rumus atau formula dalam bentuk fungsi, di antaranya adalah fungsi statiska. Dengan fungsi statiska, Excel mampu memberikan informasi tentang jumlah data, rata-rata, nilai terbesar, nilai terkecil, standar deviasi, dan masih banyak lagi.

No	Nama Fungsi	Kegunaan
1	AVERAGE(number1,number2)	Mencari nilai rata-rata
2	MAX(number1,number2)	Mencari nilai maksimum
3	MIN(number1,number2)	Mencari nilai terendah
4	STDEV(number1,number2)	Mencari nilai standar deviasi
5	COUNT(value1,value2)	Mencari jumlah data
6	COUNTIF(range,criteria)	Mencari jumlah data dari suatu range dengan kriteria tertentu
7	COUNT(range)	Mencari jumlah data dari suatu range
8	LARGE(array,k)	Mencari urutan nilai terbesar
9	SMALL(array,k)	Mencari urutan nilai terkecil

                                Masih banyak fungsi statiska yang dapat Anda pelajari sendiri. Fungsi yang terdapat dalam tabel diatas merupakan fungsi yang sering digunakan dalam kerja Excel.

B.      Fungsi Logika

Fungsi logika mengutamakan cara berpikir secara logika.

Beberapa istilah yang berhubungan dengan fungsi logika.

1.       Ekspresi Logika

Ekspresi logika atau pernyataan logika sangat diperlukan dalam penggunaan fungsi logika, pernyataan atau ekspresi logika dinyatakan oleh operator relasi atau operator perbandingan sebagai berikut :

·         =     : sama dengan

·         <     : lebih kecil

·         >     : lebih besar

·         <=   : lebih kecil sama dengan

·         >=   : lebih besar sama dengan

·         <>   : tidak sama dengan

Bila operasi ini diterapkan dalam ekspresi logika, pernyataan yang memenuhi syarat akan bernilai TRUE dan pernyataan yang tidak memenuhi syarat akan bernilai FALSE. Nilai D2 bernilai TRUE ketika diketik =B2<C2, dan nilai D3 bernilai FALSE ketika diketik =B3>C3.

1.       Operator Logika

Selain operator relasi, ada pula yang disebut operator logika. Operator logika berfungsi untuk menggabungkan dua atau lebih ekspresi logika. Yang termasuk dalam operator logika adalah fungsi AND dan OR. Berikut merupakan cara penulisan operator logika dalam rumus.

                        AND(ekspresi logika 1, ekspresi logika 2, ekspresi logika-n)

                        OR(ekspresi logika 1, ekspresi lohika 2, ekspresi logika-n)

        Fungsi operator logika AND adalah untuk menggabungkan dua atau lebih suatu ekspresi logika. Jika memenuhi syarat, maka akan ditampilkan pesan nilai TRUE. Jika tidak memenuhi syarat, maka akan ditampilkan nilai FALSE.

        Fungsi operator logika OR adalah untuk menggabungkan dua atau lebih suatu ekspresi logika, dan akan bernilai TRUE jika salah satu ekspresi memnuhi syarat dan bernilai FALSE jika kedua ekspresi tidak memenuhi syarat. Perhatikan contoh berikut. Sel C3 tertulis TRUE saat diketik =OR(A3>50,B3>50), sedangkan sel D3 tertulis FALSE saat diketik =AND(A3>50,B3>50).

 

Validasi Data

Data Validation pada Excel sangat berguna untuk meminimalisir kesalahan dalam melakukan input data baik untuk data laporan maupun data penting lainnya, misalnya jika kita bekerja dibagian keuangan, kita diminta membuat laporan keuangan untuk diserahkan sesegera mungkin. Dalam tertekan tersebut bisa memungkinkan kita bekerja dengan terburu-buru dan kemungkinan akan terjadi kesalahan inputan data. Maka hal ini sangat beresiko buruk untuk kepentingan laporan keuangan.
Maka saat ini tidak perlu khawatir lagi, karena pada Excel telah tersedia fitur untuk meminimalisi kesalahan yakni dengan bantuan fitur Data Validation tepatnya pada fungsi Circle Invalid Data, lalu bagaimana cara mengoperasikannya? Mari simak ulasan berikut.
Sebagai contoh, coba perhatikan tampilan dibawah ini, Adakah hal yang salah?

 

Iya, terlihat bahwa nilai total adalah sebesar 700.000 padahal seharusnya 740.000, mengapa bisa begitu? Disinalah telah terjadi kesalahan, Anda bisa lihat pada cell D4 yang seharusnya harga barang Mouse itu sebesar 40.000, tapi disana tertulis 4A,000. Terdapat huruf A diantara angka-angka tersebut.

Maka untuk mencegah hal ini terjadi, Anda dapat menggunakan fitur data Validation yaitu caranya sebagai berikut.

1. Blok data cell D3 sampai cell D7 pada contoh tampilan diatas.
2. Pilih tab Data > Data Validation > Data Validation.

       
3. Maka akan tampil dialog data validation, pilih tab setting, pada Allow pilih Whole number, pada Data pilih greater than or equal to, dan pada Minimum isikan angka 0 (nol). Klik Ok.
       
4. Selanjutnya, arahkan kembali kursor ke Tab Data > Data Validation, namun sekarang pilih bagian Circle Invalid Data. Seperti berikut.
        
5. Maka apa yang terjadi? Ternyata benar letak kesalahan ada pada cell D4 yakni harga Mouse 4A,000, seperti yang ditandai lingkaran merah yang keluar secara otomatis. Tanda lingkaran merah tersebut merupakan efek dari fitur Circle Invalid Data.
         6. Cobalah, Anda hapus isi cell D4 tersebut, lalu ganti dengan angka yang valid, misalnya 40,000 (ganti huruf A menjadi angka 0), Apa yang terjadi ?
        
  7. Betul sekali, maka data Total akan menunjukan hasil yang benar yakni 740,000. Kemudian untuk membuktikannya lagi, dalam keadaan Data Validation sudah aktif, kita ganti angka 150,000 pada DVD ROM dengan angka 1A0,000. Maka pada saat memasukan data tersebut akan muncul pesan error seperti berikut.

Dengan begitu, jika kita memasukan data yang salah maka secara otomatis akan muncul pesan error, dan hal ini sangat membantu sekali dalam melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan laporan penting seperti data laporan keungan. Namun yang perlu diingat adalah sebelum melakukan pengisian data keuangan terlebih dahulu aktifkan Data Validation, tentu caranya sangat mudah seperti yang telah dibahas di atas. Semoga Bermanfaat.

Penggunaan Fungsi IF pada Excel

A.      Fungsi IF

Fungsi IF juga disebut fungsi logika. Fungsi ini mencari nilai benar dari suatu kondisi yang disyaratkan. Penulisan perintahnya sebagai berikut :

                                =IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)

               

                Maksud dari formula tersebut adalah bila logical_test (terdiri atas sel yang diuji berikut ekspresi logikanya) memenuhi suatu kondisi pada syarat yang dibuat dengan operator relasi ataupun operator logika, maka sel akan menampilkan value_if_true (nilai benar). Sedangkan, value_if_false (nilai salah) akan tampil jika logical_test tidak sesuai atau tidak memenuhi syarat yang diinginkan ekspresi logika. Perhatikan contoh berikut :

Rumus yang diketik pada sel E6 adalah =IF(D6>=70,”LULUS”,”GAGAL”). Selanjutnya, pada sel berikutnya dilakukan penyalinan dan hasilnya dapat Anda lihat sendiri. LULUS merupakan nilai benar, sesuai dengan syarat D6>=70 dan GAGAL merupakan nilai salah karena tidak sesuai dengan syarat D6>=70.